Wie kann man den Erfolg des Projekts garantieren?

July 5, 2020
Gastbeitrag von
Daniel Aigner

Im Laufe der letzten Jahre sind wir draufgekommen, dass Projekte meist aus den gleichen Mustern scheitern. Um hier rasch handeln zu können und Fehler zu vermeiden, versuchen wir bei jedem Projekt besser zu werden.

Daniel Aigner

Kurze Antwort: Das kann man nicht. Man kann allerdings alles dafür tun, um die angestrebten Ziele auch zu erreichen und bekannte Fehler vermeiden.

Erfolg lt. Wikipedia: Das Substantiv Erfolg stammt nach Johann Christoph Adelung vom Verb „erfolgen“ ab, das die Folge, Konsequenz oder den Effekt des Handelns beschreibt. Das althochdeutsche „erfolgen“ bedeutete so viel wie „erreichen, sich erfüllen und zuteilwerden“. Erfolg ist deshalb die Wirkung, Handeln seine Ursache. Durch Handeln stellt sich mithin Erfolg oder Misserfolg ein.

Die Herausforderung bei der Projektumsetzung ist, dass Ziele sich oft während dem Projekt ändern. Hier die Übersicht zu behalten und auch die neuen Wünsche mit in die Umsetzung zu nehmen, stellt Projektleiter immer wieder vor schwierige Entscheidungen. Jeder will natürlich, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird. Doch wie gehe ich hier bestmöglich vor?

Bereits in der IT-HTL lernten wir: ob das Projekt erfolgreich wird, oder nicht, entscheidet sich fast immer mit der Kommunikation. Wenn die Ziele klar sind und die Rollen verteilt sind schafft man es normalerweise diese durch die Skills aller Beteiligten auch umzusetzen. Doch während der Umsetzung steht man immer wieder vor neuen Herausforderungen die gemanagt werden müssen. Zu jeder Zeit muss es jemanden/jemande geben, der/die Übersicht über das Projekt hat. Derjenige/Diejenige ist auch für die Kommunikation zuständig. Im groben halten wir uns hier an das agile Projektmanagement-Framework SCRUM.

Fehler 1: Die Anforderungen nicht kennen

Wer kennt es nicht: der Kunde möchte nach einem 1 minütigen Gespräch wissen, was die Software kosten wird. Mittlerweile sage ich einfach immer: "Ganz easy, um € 1 Mio. werden wir schon einigermaßen was sinnvolles schaffen."

Es ist enorm wichtig, dass Auftraggeber und Auftragnehmer bereits vor Projektbeginn wissen, worauf sie sich einlassen. Weshalb wir Anforderungsworkshops eingeführt haben. Hier werden die Projektziele definiert und alle Anforderungen an die Software ausgearbeitet. Würden wir das nicht machen und einfach nach dem 1 minütigen Gespräch einen Preis versprechen, dann wäre das unseriös. Abgesehen davon steigt eine der beiden Vertragsparteien ziemlich sicher schlecht aus.

In der Softwareentwicklung ist der Projekterfolg von verschiedensten Faktoren abhängig:

  • Projektteam
  • Kommunikation im Projekt
  • Anforderungen an die Software
  • Wirtschaftlichkeit für Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Mehrwert für die Endnutzer
  • Technologische Umsetzbarkeit

Fehler 2: zu wenig Kommunikation

Ich habe es bereits zu Beginn erwähnt, dass die Kommunikation fast immer über den Projekterfolg entscheidet. Egal ob intern im Team, oder extern mit dem Kunden. Bei uns ist es so, dass Projektleiter selbst im Projekt mitentwickeln. Dadurch weiß man immer, wie der aktuelle Stand der Dinge ist und kann den Kunden sehr einfach updaten.

Jeden Morgen gibt es im Projektteam ein sogenanntes Stand-Up Meeting. Hier erzählt man sich, wer heute an was arbeitet und wo man Hilfe brauchen könnte.

Jede Woche gibt es zusätzlich unternehmensübergreifend ein Update zwischen allen Projektleitern und dem Vertrieb, um die Ressourcen für die Projekte gut abwägen zu können.

Der Projektleiter ist dafür zuständig den Kunden immer up to date zu halten.

Fehler 3: alles auf einmal wollen und umsetzen

In der Softwareentwicklung entwickelt man kleine Häppchen, zeigt diese dem Kunden, dieser testet dann und zum Schluss werden die Häppchen zu einem großen Ganzen zusammengefügt.

Würde man enorm viel Energie in eine Software stecken und diese erst nach der fertigen Entwicklung dem Nutzer zeigen, geht man ein sehr großes Risiko ein.

Ein kleines Beispiel, warum das sinnvoll ist:  Wer kennt es nicht, die lästigen Softwareupdates, die man so lange hinauszögert, bis sich plötzlich von 0 auf 100 alles ändert. Ich weiß noch allzu gut, wie ich von Windows 7 auf Windows 8.1 umgestiegen bin. Das war keine stetige Entwicklung, das war ein Schlag ins Gesicht für den Endnutzer. Würde man große Änderungen häppchenweise umsetzen und die Endnutzer mit einbinden, so ist der Erfolg näher, als der Misserfolg.

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