Unternehmensaufbau Deckweiss (08/2019)

August 1, 2019
Gastbeitrag von
Daniel Aigner

Ein kleiner Ausflug in die Geschichte und in die aktuelle Struktur und Aufbau innerhalb von Deckweiss. Wie haben wir vier unter uns einen CEO auserkoren? Und inwiefern hilft das unseren Entscheidungen und unserer Kultur?

Daniel Aigner
„Culture eats strategy for breakfast!" - Peter Drucker

Am Anfang war der Gewerbeschein

„Es ist besser unvollkommen zu starten, als perfekt zu zögern.“ – Bodo Schäfer

Getreu diesem Motto starteten wir vor 2 Jahren und 5 Monaten zur WKO in Scheibbs. Nach der Gewerbeanmeldung hatten wir – ganz ehrlich – keinen Plan was alles auf uns zukommen wird.

Die Expedition „Unternehmertum“ wurde gestartet. So kletterten wir, getragen vom Gefühl, den richtigen Berg gewählt zu haben, Schritt für Schritt weiter hinauf.

Wir hatten nie den einen Chef, der die Entscheidungen für uns traf, sondern entwickelten eigene demokratische Methoden, um schnellstmöglich, aber bestmöglich für unser Unternehmen zu entscheiden. Schnell stellte sich heraus, dass gemeinsame Entscheidungen wesentlich sinnvoller und langfristiger wirken, als monokratisch gefasste. Dadurch formte sich auch unser heute so ausgeprägter Teamgedanke.

Unser Entscheidungsfindungs-Werkzeug: Das Weekly

Unser CEO ist das Weekly, also der Zeitpunkt, an dem wir gemeinsam Entscheidungen im selben Kontext treffen.Wie das Wort Weekly schon sagt, findet dieses Meeting wöchentlich statt.

Aufbau

Department-Goals

Dauer: ca. 30 min.

Im Weekly behandeln wir angelehnt an die OKR (= Objectives and Key Results) Methodik die Blocker, Learnings und Next Steps der einzelnen Abteilungen. Wie wir auf die einzelnen Abteilungs-Goals kommen, erläutere ich im Punkt „Unsere Methoden zur Zielerreichung (ähnlich zu OKRs)“.

Zu Beginn werden folgende Fragen nach aktuellem Abteilungs-Goal behandelt:

Blocker

  • Was hindert uns daran, die nächsten Ergebnisse zu erreichen?
  • Welche Entscheidungen müssen im Team getroffen werden?
  • Welche Entscheidungen müssen in einem anderen Teilnehmerkreis getroffen werden?

Learnings

  • Was hat gut funktioniert und sollte wiederholt oder auf andere Themen ausgeweitet werden?
  • Was hat nicht gut funktioniert und sollte konkret geändert werden?

Next Steps

  • Welche konkreten Ergebnisse wollen wir bis zum nächsten Weekly erreicht haben?

Confidence Level

  • Wie sicher bin ich mir, das Quartalsziel zu erreichen?

😇 - alles im Plan

😐 - geht sich aus, aber es darf sich nichts mehr ändern und ich habe keinen Buffer mehr frei

😰 - wir werden das Ziel nicht erreichen, wir müssen etwas ändern

Durch dieses Format haben wir ständig unsere Quartalsziele vor Augen, arbeiten daran und besprechen die wesentlichen Punkte.

Projekte

Dauer: ca. 10-20 min.

Um zumindest einmal wöchentlich up-to-date zu sein, gehen wir alle relevanten Projekte und Kundenanfragen gemeinsam durch. Der Projektverantwortliche berichtet, sofern etwas relevant für das gesamte Team ist.

Ideen-Checkliste

Außerhalb unserer Projekte und Unternehmensziele sammeln wir auch wöchentlich unsere Ideen, wie wir noch effizienter werden können.

Eine Idee muss folgende Kriterien erfüllen, um zur Diskussion zu stehen:

  • Ist deine Idee zu Ende gedacht?
  • Ist es relevant für das Weekly?
  • Habe ich das Gefühl, dass die Zeit der anderen gut genutzt ist mit dieser Idee?

Termine

Hier werden alle relevanten Termine der kommenden Woche eingetragen und bei Bedarf besprochen.

Location

Da wir auch unseren Arbeitsplatz sehr flexibel gestalten, ist es für uns wichtig zu wissen, wer diese Woche wann und wo ist bzw. sein sollte.

Abteilungs-Weekly

Jede Abteilung hat mindestens zwei Mitglieder, um eine gegenseitige Kontrolle zu gewährleisten. Somit werden Herausforderungen und Entscheidungen schon vorab von den Experten der Abteilung vorberaten, im Weekly wird darüber berichtet und entschieden.

Durch diese Struktur ist es möglich, unsere agile Kultur zu leben und auch fokussiert an unseren Zielen zu arbeiten.

Unsere Methoden zur Zielerreichung (ähnlich zu OKRs)

Wie vorhin erwähnt verwenden wir ähnlich zu OKRs eine eigene Methodik, um unsere quartalsweisen Ziele zu setzen und auch zu erreichen.

Die Ziele setzen wir uns in einem quartalsweisen Strategy-Workshop. Teilnehmer sind alle Abteilungsleiter und deren Stellvertreter.

Hier kann jeder Ziele für jede beliebige Abteilung vorschlagen. Natürlich hat man für seine eigene Abteilung schon konkretere Ziele, dennoch ist es immer wieder interessant wie eine Abteilung von anderen Abteilungen wahrgenommen wird und welche Vorschläge es für Verbesserungen gibt.

Danach kommt es zu einem Voting-Prozess und diejenigen Ziele mit dem größten gemeinsamen Nutzen werden Schritt für Schritt von der jeweiligen Abteilung abgearbeitet.

Hier ein Beispiel aus der Sales-Abteilung:

Es werden verschiedenste Ziele vorgeschlagen und anschließend von jedem Teilnehmer bewertet. Hierbei hat jeder 5 Stimmen mit einer Gewichtung von 1-5.

Nun werden die einzelnen Votes addiert und Goal 3 wird als wichtigstes Ziel festgelegt. Ist Goal 3 erreicht, so werden die nächsten Ziele abgearbeitet. Das Tempo und die genaue Ausführung der Zielerreichung ist jeder Abteilung selbst überlassen, jedoch wird im Weekly über den Fortschritt gesprochen. Dadurch verhindern wir ein "Hinterherkinken" einzelner Abteilungen und können, wenn nötig, nicht realisierbare Zeitpläne anpassen.

Unsere Unternehmenskultur

Alles zuvor Genannte ist eine Entwicklung aus eigener Erfahrung heraus, angelehnt an bestehende Unternehmensstrukturen und Methodiken die wir kennenlernen durften.

Durch unsere wöchentlichen Iterationen werden Ideen und Diskussionen rasch behandelt und können durch unsere Tools auch nicht untergehen. Gemeinsam mit einer offenen, ehrlichen und schnellen Feedback-Kultur entwickeln wir uns ganz von alleine zu unseren Zielen hin und jeder gibt nach bestem Wissen und Gewissen seine 100% für das übergeordnete gemeinsame Ziel.

Wichtig hierbei ist der gemeinsame Purpose, die Überschneidung der Interessen aller Teammitglieder, welche wir ständig schärfen. Somit formt sich ein Ziel, das von allen erreicht werden will und eine ganz andere Art der Motivation darstellt. Um dieses Ziel ständig anzugleichen und die einzelnen Interessen abzufragen gibt es einen eigenen Prozess, auf den ich hier nicht eingehen werde, nämlich unsere Deckweiss Destination Conversation (DDC).

Wie geht es weiter?

Unser gesamtes Unternehmen ist nach dem „testen und messen“ Prinzip aufgebaut. Allerdings bleibt das Mindset gleich, wodurch wir uns an neue Gegebenheiten rasch anpassen können.

(Tool von den Screenshots: https://www.notion.so/?r=716de18d883044e2a53f101d27b9bffe)

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