Disclaimer

Dieser Blog handelt über Timetracking (Zeit aufzeichnen). Ich habe analysiert, warum es für viele eine unangenehme Arbeit ist und möchte meine Erkenntnisse, sowie Tipps und Empfehlungen bei der Suche nach einem geeigneten Tool mit euch teilen. Dieser Blog baut auf eine Befragung von Personen auf, die aus unterschiedlich großen Unternehmen mit unterschiedlichen Kerngeschäften kommen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse, sowie meine eigene Erfahrungen, kommen fast ausschließlich aus dem Bereich der Informationstechnologie (IT) und richtet sich daher speziell an diese Branche. Im Grunde können alle davon profitieren, die für Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen stehen und deren Wunsch es ist, Timetracking zu einer angenehmen Tätigkeit zu machen.

Warum Timetracking

Timetracking ist für uns ein wichtiger Bestandteil, aber nicht etwa um uns überwachen zu können, Druck untereinander auszuüben, oder damit man vor anderen prahlen kann, wie toll man nicht ist, weil man soviel arbeitet (was ja oftmals nicht unbedingt ein Zeichen positiver Effizienz ist).

Nein. Timetracking hilft uns bei der Abrechnung von Projekten, es ist ein gesetzlich verpflichtender Bestandteil für uns, es hilft bei Planung und wir können dadurch analysieren, wie viele Stunden wir in Projekte investieren und wie viel Zeit in Internes investiert wird. Das sind alles Punkte, bei denen Dinge wie Budget, Verpflichtungen, Gesetze und Zeit eine sehr wichtige Rolle spielen, also Dinge die keine Kleinigkeit sind. Dementsprechend MUSS man Timetracking auch ernst nehmen.

Mühsam und zeitraubend...

Aus der Befragung ging hervor, dass Timetracking eine sehr nervige Sache sein kann. Auch ich war bis vor ein paar Wochen noch der Meinung, dass dies so ist und muss gestehen, dass ich nicht immer der verlässlichste dabei war. Anfangs als Deckweiss noch in den Babyschuhen stand, da sahen wir zwar schon den Sinn dahinter, aber kaum einer schätzte es als dermaßen wichtig ein, wie es heute bei uns ist. Vorallem da wir damals, als 4 Arbeitgeber, keinen Stundennachweis erbringen müssen (rein rechtlich gesehen). Bei vielen bleibt es dadurch zwischenzeitlich auf der Strecke. Aufzeichnungen werden nicht unmittelbar eingetragen sondern nachgeholt. Das erfordert eine ständige Kontrolle der Vorgesetzten zu gewissen Stichpunkten (Monatsende für die Buchhaltung, Projekt-Abrechnungen, ...). Das kann sehr mühsam sein und es gibt nichts unangenehmeres als eine fehlerhafte Berechnungen für einen Bericht oder eine Endabrechnung.

Warum ist das so?

Der Großteil meiner Befragungen antwortete auf die Frage, wie Timetracking zu Beginn ihrer Karriere/des Unternehmens geführt wurde, mit der gleichen Antwort: "Wir hatten Excel-Sheets im Einsatz.". Diese Antworten sind sehr nachvollziehbar für mich. Wir bei Deckweiss hatten ebenfalls mit Excel begonnen und dort für jeden ein eigenes Sheet erstellt. Es ist einfach aufzusetzen, man braucht nur ein Google-Konto und schon kann man Excel-Tabellen kostenlos und kollaborativ nutzen. [1] Das klingt alles sehr verlockend wenn man einfach mal damit starten will und für Startups oder Einzelunternehmer die gerade begonnen haben, ist das auch sicher ausreichend. Wichtig ist es aber den Zeitpunkt nicht zu übersehen, an dem es Zeit ist, sich für eine bessere Lösung zu entscheiden.

Bei der Umfrage traten verschiedene Kritikpunkte an der Excel-Lösung auf.

• Zeiten werden nachgetragen. Je länger man mit dem Nachtragen wartet, desto schwammiger und ungenauer wird der Zeitraum eingetragen. Daraus folgt ein unfaires Ergebnis bei Abrechnungen für eine der beiden Parteien.
• Es ist mühsam immer wieder Zeiten nachtragen zu müssen, vor allem wenn man das nach dem Arbeitstag sofort erledigen sollte, obwohl man da meist eh schon geschlaucht ist vom Tag selbst.
• Wenn die Excel-Sheets lokal von den Mitarbeitern geführt werden und nur am Ende des Monats übermittelt werden, ist es für das Controlling-Organ unmöglich vor Monatsende genaue Berechnungen, Abrechnungen oder Analysen über die Arbeit während des Monats vorzunehmen.
• Formeln zur Berechnung von Urlaub, Überstunden und weiteren Statistiken können zwar einfach selbst erstellt werden, müssen aber gut kontrolliert werden um Fehlerfreiheit zu gewährleisten und müssen auch selbst gewartet werden. Vergisst man das, kann es zu großen Problemen kommen.

Einige dieser Erfahrungen bestätigen meine Eigenen zu 100%. Aber das Problem liegt nicht allgemein an den Excel-Sheets. Viele Tools zur Zeiterfassung haben eine gemeinsame Schwäche: das Nachtragen. Beispielsweise JIRA: Einer der Befragten arbeitet in einer großen IT-Firma mit rund 300 Mitarbeitern. Für die Anwesenheitszeit verwenden sie dort eine Lösung, die durch physikalische Stationen, ein Check-In/Check-Out System ermöglichen (und zu Zeiten der Corona-Krise eine Webplattform dazu bereitstellen). Zum Erfassen der Tätigkeiten bekommen sie dort aber vorgeschrieben, alles auf Tickets in JIRA[2] zu verbuchen. Er beschreibt die Situation folgendermaßen: "Das Tracking zur Anwesenheitszeit ist super, man hat kaum Umstände und es ist auf die Minute genau. Mit dem Tracking in JIRA kann ich mich aber leider nicht anfreunden. Man muss immer nachtragen und je länger man wartet desto ungenauer wird es. Grundsätzlich finde ich es schon sehr sinnvoll, wenn man es zur Analyse nutzt um sich zu verbessern. Bei uns passiert aber nichts dergleichen, von daher fühlt es sich nach Überwachung an, es kann eben auch ausarten und es kommt ganz drauf an wie man es lebt."

Eine Grundregel die sich für mich ergeben hat:Sobald du laufend Stunden nachtragen musst - vergiss es, es fühlt sich nicht gut an.

Idealerweise startet man seine Arbeit und beendet sie wieder und alles dazwischen soll, soweit es möglich ist, automatisch erfasst werden.

Welche Voraussetzungen braucht es?

Das Aufzeichnen der Zeit soll mehr sein als nur den gesetzlichen Rahmen erfüllen und für den Vorgesetzten zur Erstellung von Berichten dienen. Timetracking muss Spaß machen. Man soll motiviert werden auch weiterhin Zeit aufzuzeichnen und belohnt werden, indem man Mehrwerte zurückbekommt, beispielsweise Statistiken zur eigenen Arbeit und einfach gestaltete Übersichten.

Um herauszufinden was das alles exakt für uns bedeutet und was ein Tool dafür können muss, habe ich sehr viele Produkte am Markt getestet um mir ein Bild zu schaffen.

Wichtig. Bevor du mit der Suche startest, solltest du alle Beteiligten befragen, wer welche Anforderungen an solch ein Tool hat. Bei uns war es so: Der Lohnverrechnung ist es wichtig, dass Pausen aus den Berichten hervorgehen, diese als Excel exportiert werden können und zusätzliche Arbeit weitestgehend minimiert wird. Unser Kerngeschäft erfordert wiederum, dass Arbeitszeit auf Projekte und einzelne Sub-Tasks verbucht werden kann.

Für mich persönlich war es wichtig, dass das neue Tool einen Kalender bietet, oder zumindest eine Integration zum Google Kalender, weil ich all meine Termine dort eintrage und sich das für mich super kombinieren lässt.

Wer suchet der findet

Mit den Anforderungen des Teams und meinen persönlichen Präferenzen begab ich mich auf die Suche. Nach unzähligen Free-Trial-Accounts bei diversesten Tools und vielen Support-Anfragen wurde ich - nicht fündig. Einige Applikationen sagten mir sehr gut zu, erfüllten aber nicht die Voraussetzungen für die Lohnverrechnung oder andere Bereiche. Aber ich gab nicht auf, bis ich schlussendlich mithilfe von Simon durch unser Netzwerk eine Empfehlung für ein Tool erhielt, welches ich, wie alle Anderen, testete und dieses mal aber einfach nur begeistert war. Es erfüllte alle Wünsche. Nun ja, fast alle. Es war OHNE Kalender. Warum störte mich das aber nach all der Suche und den Erkenntnissen kein bisschen mehr?

Nicht weil ich keine Lust mehr hatte und mich mit dem nächst besten Ergebnisse zufrieden gab. Nein. Die einfach Antwort ist: Weil man Kalender meistens nur nutzen kann um Zeiten NACHZUTRAGEN und nachtragen ist böse.

Die etwas ausführlichere Antwort: Ich habe Tools probiert, die sogar eine Integration mit dem Google-Kalender anboten, manche waren sogar kostenlos, manche erfüllten alle Anforderungen des Teams und meine Eigenen, manche hatten ein traumhaftes Design bei dem man sich wohlfühlte und sich sofort zurechtfand und einige boten obendrein echt coole Zusatz-Features an. Aber jedes einzelne hatte eine gewisse Macke, die mich nicht 100% glücklich stimmte und ich wusste, es wird nicht das gesamte Team zufrieden sein. Schuld daran war in fast allen Fällen der Workflow des Timetrackings selbst, also die Kernfunktionalität des Tools. Bei allen Fällen bis auf einen. Dieser eine Fall war eben unsere endgültige Entscheidung: timr [3].

Spaß + Timetracking = timr

Wie der Titel auf ihrer Homepage direkt sagt: "So macht Zeiterfassung Spaß". Das versprechen sie uns und das Feedback vom Team nach ein paar Wochen war wie folgt:

• "Tracking mache ich mittlerweile lieber als je zuvor, man hat weniger Aufwand, dafür mehr Output und super Statistiken. Ich will direkt mehr davon um meinen Arbeitsalltag analysieren und verbessern zu können."
• "Anfangs war es etwas verwirrend, aber mittlerweile besser als alles was ich zuvor hatte."
• "Soweit ich weiß, ist das die einfachste Möglichkeit wie ich timetracking betreiben könnte."

Die Ergebnisse sind positiv, einige wollen sogar schon neue Features, wo ich auch gleich zum ersten Pluspunkt komme: Timr beitet eine API, über die es möglich ist eine eigene Applikation anzubinden und die Daten des Systems zu nutzen.

Außerdem bringt timr eine App für Android und iOS mit, es ermöglicht das Aufzeichnen von Arbeitszeit, Projektzeit, die Führung eines Fahrtenbuchs, einen kollaborativen Workspace für Teams/Unternehmen, gute Individualisierbarkeit und einige hilfreiche Analysen der Zeitaufzeichnungen und die Möglichkeit, daraus übersichtliche Berichte in den verschiedensten Dateiformaten zu generieren. Für noch mehr Details kann sich jeder gerne an mich (Kontakt folgt unten) oder an den guten Support von timr wenden.

Das Beste jedoch ist: Ich kann timr in meinen Kalender bringen. Ja. Ich habe erst kurz zuvor geschrieben, dass die Lösung ohne Kalender ist. Stimmt fast. Es gibt die einfache Möglichkeit, sich den Kalender für Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub & Abwesenheiten mittels .ics-Format in den eigenen Kalender zu integrieren und automatisch neue Einträge zu erhalten. Mittlerweile gibt es außerdem auch schon ein Feature (ist noch im Beta-Status), durch das man einen Kalender für Abwesenheiten und Urlaube direkt in timr erhält - ich bin wunschlos glücklich.

Die geheime Zutat (Workflow)

In der nachfolgenden Abbildung ist ein Screenshot der Arbeitszeit-Aufzeichnung in timr zu sehen. Die Projektaufzeichnung ist dieser sehr ähnlich und vom Workflow gleich.

Mittig haben wir die Möglichkeit, die Art der Zeiterfassung zu wählen. Hier haben wir bereits Anwesenheitszeit, Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand und vieles mehr vordefiniert und konfiguriert - können aber alles selbst gestalten und anpassen. Darunter können wir Notizen zu den Aufzeichnungen erstellen (z.B. "Im Office in Amstetten"). Rechts davon sehen wir Startzeit und Endzeit sowie Pause. Grundsätzlich (sofern man nie vergisst das Tracking zu starten/pausieren/beenden) müssen wir diesen Bereich nie anfassen. Für uns wichtig, sind die Buttons darunter. Hier sehen wir Pause, Wechseln und Stop, da wir gerade eine Aufzeichnung am laufen haben. Wäre das nicht so, hätten wir dort nur "Start" stehen. Die Funktionen kurz erklärt:

• Start: Startet eine Aufzeichnung mit der momentan gewählten Art
• Pause: Pausiert die laufende Aufzeichnung, bis auf Fortsetzen geklickt wird
• Wechseln: Beendet die momentan laufende Aufzeichnung, lässt uns die Art wechseln und startet sofort eine neue Aufzeichnung mit neuer Art
• Stop: Beendet die Aufzeichnung und speichert sie

Darunter befinden sich standardmäßig noch Statistiken zur heutigen Arbeitszeit, der Wochenübersicht und der Monatsübersicht. Ziemlich simpel, oder? Und genau das macht es so angenehm. Anfangs vielleicht noch etwas ungewohnt direkt vor der Arbeit die Aufzeichnung zu starten und nicht auf das Wechseln zu vergessen, aber die Befragung innerhalb des Unternehmens ergab, dass dies nach 1 bis 2 Wochen beherrscht wird und nur noch Vorteile bringt. Mit der mobilen App tut man sich außerdem noch leichter das tracken aufrecht zu erhalten.

Aber...

... das ist eben die Sicht von Deckweiss auf Timetracking. Unser Team ist sich einig: timr ist die beste Lösung die jeder bisher hatte. Jedoch heißt das nicht, dass es für jedes Unternehmen perfekt geeignet ist. Es gibt nicht ohne Grund unzählige Software-Anbieter für Timetracking. Die Bedürfnisse sind so individuell wie die Arbeitsabläufe in den einzelnen Unternehmen. Das wichtigste für alle ist es, etwas zu finden, das passt und keine Umstände bereitet. Dadurch kann man die Zufriedenheit aller Beteiligten enorm steigern und auch sehr sehr viel Zeit sparen. Ich habe früher meine Zeitaufzeichnungen manchmal später nachgetragen und es war meist keine Seltenheit, wenn ich mal 15 bis 30 Minuten brauchte, um es Gewissenhaft nachzuholen. Mit timr brauche ich pro Tag Sekunden.

Bist du unzufrieden oder auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für dich/dein Unternehmen? Wer selbst noch auf der Suche ist, dem möchte ich noch auf den Weg mitgeben, dass wir auch schon vor der Überlegung standen, selbst eine Lösung für uns zu schaffen (als Softwareentwickler keine Schwierigkeit) ... Jedoch bin ich im Nachhinein stark der Meinung, dass man das lieber denjenigen überlässt, die sich schon darauf spezialisiert haben. Ich durfte viele Tools testen und Eindrücke sammeln, gerne tausche ich mich auch mit dir aus um dir zu helfen, eine perfekte Lösung zu finden - schreib mir einfach an valentin@deckweiss.at

[1] https://www.google.com/intl/de_at/sheets/about/

[2] https://www.atlassian.com/software/jira

[3] https://www.timr.com/

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